Qual é o prazo para guardar os documentos da sua empresa?

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:

Tributário: Prazo: 5 anos

• Imposto de Renda (IR)

• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)

• Programa de Integração Social (PIS)

• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)

• Simples Nacional

• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos

• Livros fiscais e contábeis

• Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil

• Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf

• Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos

Trabalhista e Previdenciário: Prazo: 30 anos

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)

• Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

Trabalhista e Previdenciário: Prazo: 10 anos

• Folha de pagamento

• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários