Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.
Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:
Tributário: Prazo: 5 anos
Imposto de Renda (IR)
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
Programa de Integração Social (PIS)
Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
Simples Nacional
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
Livros fiscais e contábeis
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos
Trabalhista e Previdenciário: Prazo: 30 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Trabalhista e Previdenciário: Prazo: 10 anos
Folha de pagamento
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários